Digitalna transformacija i selidba firme često se dešavaju paralelno, iako na prvi pogled deluju kao dva potpuno odvojena procesa. Međutim, promena fizičke lokacije idealna je prilika da se uvedu i modernizuju digitalni alati, unaprede IT sistemi i optimizuju poslovni procesi. Na primer, firma koja se seli u veći prostor može da iskoristi tu priliku da pređe na cloud rešenja, umesto da ponovo investira u skupu fizičku infrastrukturu.
Umesto premeštanja zastarelih servera i kablova, moguće je organizovati lakši, brži i bezbedniji rad na daljinu. Takođe, selidba firme često podstakne preispitivanje organizacije rada, pa se uvode digitalne arhive umesto fizičkih dokumenata koji godinama zauzimaju prostor. Ako se sve dobro isplanira, ova dva procesa mogu se savršeno nadopuniti i ojačati dugoročnu strategiju firme.
U nastavku ćemo objasniti kako uskladiti fizičku selidbu i digitalne promene tako da budu podsticaj, a ne prepreka za dalji razvoj poslovanja.
Zašto je selidba idealna prilika za digitalnu transformaciju?
Kada firma menja prostor, mora svakako da preispita kako će organizovati posao na novoj lokaciji. To je savršena šansa da se unaprede i digitalni alati koje zaposleni svakodnevno koriste. Umesto da samo prenesu stare računare, servere i kablove, preduzetnici mogu da razmisle o modernim rešenjima, poput online kancelarija i rada na daljinu.
Na primer, mala knjigovodstvena agencija koja se seli u veći prostor, može u isto vreme da pređe na korišćenje cloud aplikacija za razmenu dokumenata sa klijentima. Tako skraćuju vreme obrade i smanjuju potrebu za fizičkim dolaskom. Selidba je trenutak kada se lakše uvode promene, jer su svi već spremni na prilagođavanje.
Kako planirati IT promene tokom fizičke selidbe firme?
Planiranje je ključ uspeha i kod selidbe i kod digitalnih promena. Prvo je važno napraviti spisak svega što firma koristi od opreme (računari, serveri, softveri, mreže) i videti šta vredi preneti, a šta je bolje zameniti. Na primer, jedna marketinška agencija koja koristi stare desktop računare, može prilikom selidbe da pređe na laptopove i bežični internet, čime olakšava rad iz kancelarije i od kuće.
Takođe je važno imati plan za sigurnu migraciju podataka, kako se ništa ne bi izgubilo u procesu. Angažovanje IT stručnjaka može da vas poštedi raznih problema i ubrza ceo proces. Dobra organizacija obezbeđuje da posao ne stane ni na jedan dan.
Prednosti prelaska na cloud rešenja prilikom selidbe firme
Cloud rešenja omogućavaju da svi podaci budu dostupni bilo kad i bilo gde, bez potrebe za skupom opremom u kancelariji. Kada se firma seli, to je idealan trenutak da se pređe na ovakvo rešenje, jer se izbegava komplikovano premeštanje servera i kablova.
Recimo, advokatska kancelarija koja koristi cloud za čuvanje ugovora i dokumenata, može da pristupi podacima iz bilo koje kancelarije ili čak od kuće. Troškovi su manji jer se plaća mesečna pretplata umesto da se kupuje skupa oprema. Takođe, cloud rešenja često nude automatsko čuvanje podataka, pa su informacije sigurnije. A sve to čini poslovanje fleksibilnijim i modernijim.
Digitalizacija dokumenata: Oslobađanje prostora i ubrzavanje procesa
U mnogim firmama gomilaju se registratori, fascikle i stari ugovori koji zauzimaju dragocen prostor. Selidba firme je zato odlična prilika da se odlučite za digitalizaciju, skeniranje i elektronsko čuvanje dokumenata. Na primer, jedna građevinska firma može da pretvori svoje projekte, ugovore i dozvole u digitalne fajlove koje zaposleni mogu brzo da nađu i dele.
Time se štedi vreme, olakšava pretraga i štiti dokumentacija od oštećenja. Takođe, oslobađa se fizički prostor za druge namene, za nove kancelarije, salu za sastanke ili prijatnije radno okruženje. Digitalni sistem je i ekološki prihvatljiviji, jer se koristi manje papira.
Strategije za usklađivanje fizičke selidbe i digitalnog razvoja
Najbolji pristup je da selidbu firme i digitalne promene planirate zajedno, a ne odvojeno. Na početku procesa treba definisati ciljeve, šta želite da unapredite i kako želite da izgleda poslovanje u novom prostoru. Na primer, jedan mali kol-centar koji se seli, može istovremeno da modernizuje svoj sistem poziva, pređe na VoIP tehnologiju i omogući operaterima da rade i od kuće. Tako firma štedi na opremi i prostoru, a zaposlenima pruža veću fleksibilnost. A usklađivanjem oba procesa štedi se novac, vreme i energija. Najvažnije je da sve promene budu usmerene ka olakšavanju svakodnevnog rada.
Za kraj
Kada spojimo selidbu firme sa pametnom digitalnom transformacijom, dobijamo priliku da posao učinimo lakšim, bržim i modernijim. Umesto da nas promena uspori, ona može postati novi početak boljeg poslovanja. Zato hrabro napred i srećna vam selidba!