Da bi se poslovi u savremenom trenutku obavljali na najbolji mogući način, dva procesa su se nametnula kao najvažnija danas – optimizacija i upravljanje. I ti procesi su nezamislivi danas bez upotrebe tehnologija, odnosno softverskih rešenja. Kako su najtraženiji proizvodi današnjice aplikacije i programi, i optimizacija i upravljanje se danas obavljaju putem softverskih sistema za planiranje, odnosno ERP sistem (engl. Enterprise Resource Planning).
Faktori zbog kojih se firme odlučuju da odaberu ERP sistem
ERP sistem se uglavnom vezuje za poslovanje velikih kompanija i firmi, jer što je veći sistem, teže je upravljati njime. Kada se odabere neko da takvih softverskih sistema, firma na jednom mestu ima objedinjene sve strukture. Postoje inostrani i domaći paketi, a svima je pozitivna karakteristika to što se prilagođavaju poslovanju određene firme koja se koristi. Ono što utiče na odabir ERP sistema jeste funkcionalnost, mogućnost integracije sa drugim aplikacijama u organizaciji, sigurnost, ali i troškovi koje implementacija takvog programa podrazumeva. Cilj ERP sistema je da pomaže u poslovanju koje se tiče organizacionih struktura kao što su finansije i ljudski resursi, ali i sve ostale strukture.
Jedna od glavnih karakteristika ERP sistema je to što se baziraju na centralizovanoj bazi podataka, koje pomažu u tome da se zna svaka aktivnost firme u svakom trenutku, bilo da se tiču već obavljenih poslova ili onih koji se planiraju u budućnosti. Ključna reč je saradnja, koja se takvim pristupom poboljšava, i to tako što svako ima pristup podacima, te se greške na taj način smanjuju i dolazi do uvek potrebne uštede troškova. Ovi sistemi rade na principu oblaka (cloud), te se tim putem informacije čuvaju i dele sa drugima unutar firme, bez bojazni da će se izgubiti ili da je upitna njihova verodostojnost.
Objedinjeni sistemi su važna strategija u smanjenju troškova firme. Naime, iako i uvođenje svakog ERP sistema podrazumeva nezanemarljivi trošak, ono što se štedi jeste novac na različite obuke kada za sve postoji poseban sistem, a štedi i energiju zaposlenih koji bi kroz sve to morali da prođu. Tako da se dolazi do zaključka da je ulaganje u ovakva rešenja i ulaganje u štednju na duže staze, a čim imamo objedinjene sisteme, imamo i lakše baratanje informacijama, što zaposlenima omogućava da se posvete više stvarima koje će doneti napredak.
Kako se uvodi ERP sistem
Kako se ovi sistemi odnose na mnoge sektore u poslovanju, oni se po pravilu mogu uvoditi postepeno i za sve sektore odjednom, ili po određenom modelu. Tu se pre svega misli na uvođenje ERP sistema u finansije, koje obuhvataju celokupnu organizaciju firme, zatim upravljanje odnosima sa kupcima, proizvodnjom i uslugama, marketing, distribucija i prodaja, i danas neizbežno elektronsko poslovanje. U zavisnosti od veličine firme bira se i način uvođenja, odnosno od toga koliko sektora treba da pokrije. Postoje oni jednostavniji koji se koriste za planiranje u poslu, zatim nešto složeniji za firme sa više zaposlenih gde se upravlja lancima snabdevanja, i oni najkomplikovaniji za velike kompanije. One moraju imati obuhvaćene sve modele, odnosno takozvanu „big bang“ strategiju implementacije, čime će se sve objediniti u cilju efikasnijeg obavljanja svakodnevnog posla i budućih aktivnosti.