Kafa je u srpskim firmama godinama bila najmanje bitna stavka nabavke. Kupovala se najjeftinija instant ili domaća na kilo, a aparat je bio onaj koji je neko doneo od kuće. Poslednjih nekoliko godina slika se menja: kancelarije, ordinacije, pa i manje radionice uzimaju automatske aparate i kupuju kafu u zrnu kao ozbiljnu stavku, a razlozi su praktičniji nego što bi se očekivalo.
Računica koju su prvi uradili računovođe
Kancelarija sa deset ljudi popije dnevno između 20 i 30 kafa. Ako polovina zaposlenih izlazi po kafu u obližnji lokal, firma to ne plaća, ali plaća vreme: petnaest minuta po izlasku, dva puta dnevno, kod pet ljudi, mesečno je to preko 50 radnih sati. Aparat u kuhinji taj problem rešava bolje od bilo koje zabrane.
Kapsule koje su mnoge firme prvo uzele pokazale su se kao skupo rešenje. Kapsula košta 50 do 90 dinara, dok ista količina kafe iz kilogramskog pakovanja košta 25 do 40. Na 500 kafa mesečno, koliko popije prosečna manja kancelarija, razlika je i do 20.000 dinara. Zato se većina, kada prođe početni entuzijazam, vrati na zrno i automatski aparat sa mlinom.
Instant, domaća, kapsule ili zrno
Instant kafa je najjeftinija po šoljici, ali je i jedina koju gotovo niko ne pije sa zadovoljstvom. U firmama u kojima je ona jedina opcija, ljudi izlaze napolje ili donose svoju. Domaća kafa iz džezve ima svoje zaljubljenike i ne treba je ukidati, ali zahteva nekoga ko će je kuvati, a posle nje ostaje talog, prljave šolje i džezva koju niko neće da opere. Kapsule su čiste i brze, ali skupe i prave gomilu otpada, što u firmi koja se trudi oko zaštite životne sredine izgleda loše i klijentima i zaposlenima. Zrno u automatskom aparatu je jedina varijanta koja je istovremeno jeftina po šoljici, brza, čista i daje kafu zbog koje niko ne mora da izlazi iz zgrade.
Koja kafa za kancelarijski aparat
Kancelarijski aparati rade ceo dan i nisu nežni prema kafi kao barista u specijalizovanom kafiću. Tu se traži mešavina koja je stabilna, daje dobru kremu iz automata i ne košta bogatstvo, jer se troši brzo.
Lavazza kafa je zbog toga i najčešći izbor u firmama. Expert linija, pre svega Gusto Forte i Gusto Pieno, pravljena je upravo za profesionalne automate: kilogramska pakovanja, tamnije prženje, dosta robuste i cena ispod 4.000 dinara po kilogramu. Ko hoće nešto pitomije za goste i sastanke, uzima Qualità Oro ili Crema e Aroma, koje su prepoznatljive svakome ko je ikada pio kafu u italijanskom baru.
Hausbrandt kafa je korak više. Tršćanska pržionica sa tradicijom dužom od 130 godina ima liniju kilogramskih mešavina od Espresso Venezia, koja je pristupačnija i jača, do Academia, koja je njihov vrhunac i ide u ozbiljne restorane. U kancelariju obično stigne Venezia ili Trieste, a Academia se čuva za salu za sastanke. Prednost Hausbrandta je i to što uz kafu nude šećer u kesicama sa svojim znakom, što u firmi koja prima klijente izgleda ozbiljnije od kese šećera iz marketa.
Dimelo kafa je izbor za firme u kojima se leti mnogo pije ledeni espresso. Grčki brend Dimello ima kilogramske mešavine Siena, Capri i Cento koje su jače od većine italijanskih i u automatu daju gustu kremu, pa zbog toga dobro podnose i led. Nisu najjeftinije, ali u firmama u kojima freddo ide od maja do oktobra često potisnu italijanske brendove.
Bez obzira na brend, u automatu treba podesiti mlin nešto grublje nego za ručni aparat i dozu na osam do devet grama po šoljici. Fabrička podešavanja su često prejaka ili preslaba, pa se prvih dan ili dva vredi poigrati dok kafa ne bude onakva kakvu većina u firmi voli. Jednom podešen aparat posle toga radi isto mesecima.
Koji aparat, i da li ga kupiti ili zakupiti
Za firmu do desetak ljudi dovoljan je bolji kućni automat sa mlinom, u rangu od 50.000 do 80.000 dinara. Za dvadeset i više ljudi treba profesionalni aparat sa većim bojlerom i rezervoarom, jer kućni modeli nisu pravljeni za pedeset kafa dnevno i brzo se pokvare. Mnoge firme aparat zakupljuju od dobavljača uz obavezu da kafu kupuju kod njega, što je udobno, ali cena kafe u takvim ugovorima zna da bude znatno viša od tržišne. Ko uradi računicu na godišnjem nivou, često zaključi da je jeftinije aparat kupiti, a kafu naručivati tamo gde je povoljnija.
Bez obzira na model, aparat treba redovno čistiti i otkamenjivati. U kancelariji to niko ne doživljava kao svoj posao, pa je najbolje da se odredi jedna osoba i jedan dan u nedelji. Firme koje to preskaču posle godinu dana bacaju aparat i zaključuju da zrno ne valja, a problem je bio kamenac.
Posebna tema je mleko. Automati sa posudom za sveže mleko prave dobar cappuccino, ali posuda mora da se pere svaki dan, a to se u kancelariji redovno zaboravi, pa se mleko ukiseli u cevčicama. Zato mnoge firme biraju automate koji koriste mleko u prahu za aparate, koje je namenski pravljeno da se peni i ne kvari se. Ukus nije isti kao sa svežim mlekom, ali je higijena neuporedivo jednostavnija, a većini zaposlenih to je sasvim prihvatljiv kompromis.
Kako se organizuje nabavka
Internet prodaja kafe je za firme praktičnija nego za domaćinstva, jer se naručuje redovno i u većim količinama. Prodavnice koje rade sa poslovnim kupcima uz kafu obično imaju i sve što ide uz aparat: šećer u kesicama, mleko u prahu za automate, papirne čaše i kašičice, pa se cela nabavka za kuhinju rešava jednom porudžbinom mesečno, uz fakturu i dostavu na adresu.
Koliko naručiti, lako se izračuna. Kancelarija sa deset ljudi popije oko 25 kafa dnevno, što je 550 kafa mesečno, a to je uz dozu od osam grama nešto više od četiri kilograma. Pet kilogramskih pakovanja mesečno je, dakle, sasvim dovoljno, uz jedno u rezervi za period kada dođu gosti ili kada se radi prekovremeno.
Praktičan savet iz iskustva firmi koje su to već prošle: kafu ne treba kupovati za tri meseca unapred, koliko god količinski popust bio primamljiv. Zrno posle šest do osam nedelja od otvaranja gubi aromu, a u kancelarijskoj kuhinji uslovi čuvanja retko su idealni. Bolje je naručivati mesečno i držati rezervu od jednog pakovanja.
Sitnice koje prave razliku pred klijentima
Kafa koja se posluži klijentu na sastanku deo je utiska o firmi, koliko god to zvučalo preterano. Šoljica sa znakom pržionice, kesica šećera koja ide uz tu šoljicu i kafa koja ima kremu ostavljaju drugačiji utisak od instant kafe u šolji sa reklamom osiguravajuće kuće. To ne košta ništa dodatno, samo zahteva da se pri nabavci uzmu i šoljice i šećer istog brenda kao kafa. Većina proizvođača ih ima u ponudi, a specijalizovane prodavnice ih drže na lageru zajedno sa kafom.
Kako uvesti promenu bez pobune
Ljudi ne vole kada im se dira u kafu. Firme koje su preko noći ukinule domaću i uvele automat imale su nedelju dana gunđanja po hodnicima. Bolje prolazi postupno: aparat stigne, džezva ostaje, a posle mesec dana se vidi šta se zaista troši. U praksi, domaća ostane za dvoje ili troje ljudi, a ostali pređu na espresso sami od sebe, bez ikakve odluke uprave. Vredi i da se u početku uzmu dve različite mešavine, jedna jača i jedna blaža, pa da zaposleni kažu koja im više prija. Mali gest, a rešava pola prigovora unapred.
Šta se dobija osim kafe
Kancelarije koje su prešle na zrno uglavnom navode istu stvar: kafa je postala razlog da ljudi zastanu pet minuta u kuhinji i razgovaraju. Zvuči trivijalno, ali u firmama gde većina radi sa slušalicama na glavi to je često jedini trenutak u danu kada se kolege iz različitih timova zaista vide. Taj efekat ne košta ništa dodatno, dolazi uz aparat.